Rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 15 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 3.725.000. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023.

Bevinding

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Samenvattend beeld

Dit jaar is de eerste keer dat ons College zich hierover moet verantwoorden richting uw Raad. Wij kunnen ons voorstellen dat dit voor iedereen even wennen is en dat dit (zeker voor de eerste keer) enigszins als een zoekplaatje over komt, maar helaas hebben we hier geen keuze in.

Het totaal aan afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) van afgerond € 22,0 miljoen overschrijdt de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid.

Toelichting bevinding begrotingscriterium
Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid van € 18,7 miljoen, waarvan € 1,3 miljoen als “acceptabel” kwalificeert, omdat deze overschrijdingen passend zijn binnen het beleid wat binnen de gemeente Hilversum van kracht is. Zoals in de paragraaf bedrijfsvoering is aangegeven, worden de overschrijdingen in de exploitatie ad € 1.070.000 geheel of grotendeels gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. De overschrijdingen op de investeringskredieten ad € 227.000 zijn, per krediet, allen lager dan het grensbedrag zoals in artikel 8 van de financiële verordening is opgenomen van € 0,25 miljoen. In die gevallen hoeft geen tussentijdse melding aan de raad te worden gedaan en volstaat de melding in de jaarrekening. Het resterende bedrag van € 17,4 miljoen is onrechtmatig omdat formeel een overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten of investeringskredieten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld onrechtmatig zijn. De bestendige gedragslijn van onze gemeente is dat deze verschillen die ontstaan zijn ná de eindejaarsrapportage worden gemeld in de jaarrekening en daar ook worden toegelicht. Omdat deze bestendige gedragslijn niet is vastgelegd in de Financiële verordening, is hier toch sprake van een formele begrotingsonrechtmatigheid. Deze uitleg van het begrip begrotingsrechtmatigheid is pas eind 2023 gegeven, waardoor dit niet meer meegenomen kon worden in de actualisatie van de Financiële verordening eind 2023. Bij de eerstvolgende actualisatie van de Financiële verordening zullen we een voorstel doen voor een extra bepaling ter voorkoming van deze formele begrotingsonrechtmatigheid in de toekomst. In de paragraaf bedrijfsvoering worden zowel de acceptabele- alsook (volgens de nieuwe definitie) niet acceptabele onrechtmatigheden toegelicht. Verder worden afwijkingen van de baten en lasten ten opzichte van de begroting ook toegelicht in de financiële analyse bij de programma’s.

Toelichting bevinding voorwaardencriterium
Inkoop en aanbestedingen
De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 3,3 miljoen. De onrechtmatigheden betreffen enerzijds reeds lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 372k). De gemeente Hilversum neemt in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten voor de volledige contractperiode in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid. In 2023 zijn daarnaast ook nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd. 

In de paragraaf bedrijfsvoering (3.5.9 Toelichting rechtmatigheid) is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. Hierin heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.