De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en heeft als beoogd effect om de overheid transparanter en toegankelijker te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar te maken. De wet heeft een passief en actief gedeelte. Vanaf 1 mei 2022 geldt de passieve informatieplicht; verwerken van Woo-verzoeken en het aanstellen van een Woo-contactpersoon. Daarnaast is er een actieve informatieplicht; het proactief beschikbaar stellen van informatie. De actieve informatieplicht treedt gefaseerd in werking. Dat wil zeggen dat de door de wetgever bepaalde informatiecategorieën in tranches verplicht openbaar gemaakt moeten worden. De datum waarop de eerste tranche verplicht openbaar gemaakt dient te worden is nog niet bekend en volgt na koninklijk besluit. Om als Hilversum ook te voldoen aan de lange termijn verplichtingen van de Woo is het noodzakelijk om de geïnventariseerde processen stap voor stap Woo-proof te maken. De eerste helft van 2023 stond in het teken van het realiseren van de randvoorwaarden om de Woo effectief te laten landen in de organisatie d.m.v. het lanceren van een eigen publicatieplatform; woo.hilversum.nl. De Woo-index (voorheen PLOOI) in het Register van Overheidsorganisaties (ROO) verwijst naar het publicatieplatform van de gemeente. Daarnaast is er veel aandacht besteed aan kennissessies over de huidige en aanstaande verplichtingen van de Woo en de impact op de organisatie. In de tweede helft van 2023 hebben we een start gemaakt met het Woo-proof maken van de eerste processen en het openbaar maken van eerste informatiecategorieën:
- Anonimiseren : Hilversum anonimiseert (lakt) informatie die niet openbaar gemaakt mag worden. Dit doet de gemeente met behulp van software (Octobox). Om de risico’s van te veel of te weinig anonimiseren zo goed mogelijk te ondervangen is de gemeente bezig met borgen van het beheer van de applicatie. Daarnaast is er met betrokkenen een standaardproces voor anonimiseren ontwikkeld, zodat anonimiseren een vast onderdeel kan worden van verschillende processen in de gemeente.
- Publiceren : De actieve openbaarmakingsplicht brengt met zich mee dat er meer (geanonimiseerde) informatie gepubliceerd wordt op het daarvoor bestemde publicatieplatform. Om dit publicatieproces makkelijk en goed te laten verlopen, wordt er in samenwerking met betrokkenen ook een standaardproces voor publiceren ontwikkeld.
- Aansluiten Woo-index : De gemeente heeft zich inmiddels aangesloten op de Woo-index (https://organisaties.overheid.nl/woo/28797/Gemeente_Hilversum ). Op de pagina van de gemeente zijn de organisatiegegevens, woo-contactpersoon en adresgegevens te vinden. Daarnaast zijn linkjes te vinden naar waar de gemeente haar informatiecategorieën publiceert (woo.hilversum.nl ).
- Eerste informatiecategorieën : Ondanks dat het nog niet bekend is wanneer de eerste tranche openbaar gemaakt dient te worden, geeft de gemeente Hilversum wel al invulling aan de inspanningsverplichting om informatie actief openbaar te maken. De informatie uit de volgende informatiecategorieën zijn reeds openbaar gemaakt op het publicatieplatform: ‘Bereikbaarheidsgegevens’, ‘Organisatie & Werkwijze’, ‘Vergaderstukken decentrale overheden’ en ‘Woo-verzoeken en -besluiten’.
De actieve informatieplicht treedt gefaseerd in werking. Daarvoor is het noodzakelijk dat de gemeentelijke informatie vindbaar en consequent beschikbaar wordt gesteld. Dit vereist dat er de komende jaren aanpassingen gedaan worden in een aantal werkprocessen.