Ambitie met activiteiten
Onderstaand volgt een toelichting op de voortgang van de specifieke activiteiten die we in 2023 hebben uitgevoerd. Deze activiteiten zijn ook opgenomen in de programmabegroting voor 2023. We willen benadrukken dat we niet specifiek rapporteren over de reguliere activiteiten die we uiteraard ook hebben uitgevoerd in 2023, tenzij deze niet conform begroting zijn uitgevoerd.
Burgerzaken
Naast het uitvoeren van de wettelijke taken op het gebied van Burgerzaken, verbeteren wij de dienstverlening van de hele gemeente, waarbij inclusiviteit een vanzelfsprekendheid is. Een verbetering die noodzakelijk is door een veranderende en meer complexere dienstverlening, onder meer door culturele mengelingen en inwoners met een niet-Nederlandse geboorteakte wat problemen geeft bij de inschrijving in de Basis Registratie Personen. De dienstverlening op het gebied van Burgerzaken bieden we op verschillende kanalen aan: fysiek, digitaal en telefonisch. Hierbij worden de landelijke ontwikkelingen nauwlettend gevolgd. We hebben daarbij aandacht voor de wensen en verwachtingen van inwoners en ondernemers. |
|---|
Activiteiten - behaalde resultaten
● | Aansluiten bij de Wet open overheid (Woo) om overheidsinformatie meer openbaar toegankelijk te maken. |
| |
|---|---|---|---|
● | Organiseren van de verkiezingen van Provinciale Staten en de Waterschappen op 15 maart 2023. |
| |
● | Toevoegen van een digitaal geboorteloket, oftewel een ‘e-dienst Geboorte’ in verband met de verplaatsing van de kraamafdeling van Tergooi Blaricum naar Hilversum. |
| |
● | Verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening |
|
Toelichting
Burgerzaken
Open Burgerzaken streeft ernaar om de dienstverlening te verbeteren door stakeholders sneller en veiliger te informeren met behulp van gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP), waarbij een tweezijdige uitwisseling plaatsvindt. Na de eerste fase kan dit worden uitgebreid naar de inwoners.
Er is een verandering in de aard van de werkzaamheden opgetreden, met name wat betreft de complexiteit. We zien een toename van individuele complexe gevallen, voornamelijk als gevolg van de internationalisering van de samenleving. In Hilversum zijn er diverse grote internationale bedrijven en opvanglocaties voor vluchtelingen, waarvan een aanzienlijk deel afkomstig is uit Oekraïne (statushouders). We hebben verbeteringen doorgevoerd in de volledigheid en nauwkeurigheid van onze beoordelingen bij de regiehouder.
Verkiezingen 2023
In het jaar 2023 zijn twee verkiezingen georganiseerd: de Provinciale Statenverkiezingen, die regulier gepland stonden voor dat jaar en plaatsvonden op 15 maart 2023, en onverwachts de Tweede Kamerverkiezingen, vanwege het plotselinge aftreden van het kabinet, gehouden in november 2023. Het organiseren van twee verkiezingsronden in één jaar vereiste aanzienlijke inzet van de afdeling, maar we zijn tevreden over het verloop van beide verkiezingen.
Programma Dienstverlening
Het afgelopen jaar is extra aandacht besteedt aan het continu monitoren en verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Zo is er naast het uitvoeren van de reguliere activiteiten ook ingezet op:
- het implementeren van een doorlopend klanttevredenheidsonderzoek voor alle domeinen en kanalen, gericht op inzicht in de tevredenheid van inwoners en mogelijkheden tot verbetering;
- het gebruik van forecast gestuurde bereikbaarheid;
- het versturen van de herinneringsbrieven voor het verlopen van reisdocumenten via de MijnOverheid Berichtenbox.
- het toevoegen van een digitaal geboorteloket in verband met de verplaatsing van de kraamafdeling van Tergooi van Blaricum naar Hilversum. Dit loket, bekend als "e-dienst geboorte" stelt ouders in staat om de geboorte van hun kind via een digitaal platform aan te geven bij de gemeente. Ruim 90% van de aanvragen wordt ook via het e-dienst geboorte loket verricht. Hierdoor wordt de dienstverlening van de gemeente efficiënter en wordt de tevredenheid van burgers verhoogd.
- projecten zoals het versturen van herinneringsbrieven via MijnOverheid Berichtenbox en aansluiting op de Wet open overheid (Woo) voor meer transparantie en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Voor meer informatie omtrent de Wet Open Overheid verwijzen wij u naar de paragraaf Openbaarheid in deze jaarstukken.
Financiële analyse
Bedragen x € 1.000 | |||
Lasten | Baten | Saldo | |
Begroting na wijziging | 2.610 | -1.263 | 1.346 |
Realisatie | 2.951 | -1.417 | 1.534 |
Verschil (realisatie t.o.v. gewijzigde begroting) | 342 | -154 | 188 |
Het resultaat van € 188.000 ten aanzien van burgerzaken kenmerkt zich voornamelijk door hogere
baten (€ 154.000) en lasten (€ 342.000) als gevolg van de een toename van het aantal verzoeken
voor het verkrijgen van het Nederlanderschap, paspoorten en NID-kaarten.
Daarnaast is er in 2023 een incidenteel budget beschikbaar gesteld ten behoeve van de rubricering van de akten burgerlijke stand en de implementatie van een chatbot als onderdeel van het programma Dienstverlening. De voorbereidingen voor beide projecten zijn getroffen, maar de daadwerkelijke afronding vindt plaats in 2024. Hetgeen leidt tot een incidenteel voordeel in 2023.
- Om de rubricering van de akten burgerlijke stand verder vorm te geven stellen wij voor het resterende budget a € 84.000 bij de jaarrekening 2023 over te hevelen naar 2024.
- Om de implementatie van de chatbot af te kunnen ronden wordt voorgesteld € 25.000 bij de jaarrekening 2023 over te hevelen naar 2024.